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未経験でも大丈夫!誰でも挑戦できる事務バイトとは?

はじめに


最近は人手不足なんてことを聞きますが、アルバイトの中でも人気の職種である「事務バイト」は、求人が出ると希望者が殺到するのがまだ現状です。
求人数に対して応募数も多いので、どうしても希望した事務につくのは難しい。

未経験者でも始められやすく、内勤なので体力的にも楽なところが人気なのでしょう。

私も数多くのバイト経験の中で、いつくか事務のアルバイトもしてきました。

もちろんメリットもありますが、デメリットもあるのが事務の仕事です。

今回は、未経験から事務のバイトを考えている方に向けて、事務のバイトの仕事内容と、そのメリット・デメリット、また採用までに気を付けたい事などをご紹介していきたいと思います。

事務バイトの仕事


「事務バイト」と言っても、仕事の内容は幅広いので、どこまでが事務の仕事かはわかりづらいですよね。
他の業務の人とも絡みも多いので、手伝いだすとキリがないのが事務の仕事。
会社の業務内容や、所属する部署によっても仕事の内容は変わってきますが、
基本的なお仕事をご紹介します。

◆電話や来客の対応

働く会社の窓口として、社外の得意先や同じ会社の他部署の人の取次ぎをします。
自分の仕事をしている最中に発生する仕事なので、なかなか仕事がはかどらないこともありますが、事務の大事な仕事になります。

会社や部署によって、電話や来客の多い少ないはありますが、私が今までしてきた事務バイトで、電話応対と来客の対応をしなかった仕事はありません。

それだけ事務のバイトにとっては、大切な仕事なんですね。

◆書類の作成

業務中に必要な資料や契約書、納品書、請求書などを作成し、必要に応じてコピーしたり、印刷をしたり、ファイリングをします。
作成する書類は業務によって変わります。
経理事務だと納品書や請求書。
営業事務なら資料や契約書。
会社によって専用のソフトを使う場合もありますが、それほど難しいPC作業を強いられるわけではないので、未経験者でも覚えながら仕事をすることが出来ます。

◆データ処理・整理

業務に関わるデータの処理や整理をします。

不要なデータを処分したり、必要なデータは整理して分類して保管する、など、
社内や部内の社員がデータを使いやすい環境にします。


先程もお話しした通り、事務の仕事は会社や部署によって仕事内容が変わります。
ここに挙げた3つの仕事は、いわゆる「一般事務」の基本的な仕事になります。

その他でも郵便物の送付や消耗品の発注など様々な仕事があります。

あると有利なスキル


未経験者でも始めやすい事務のアルバイトですが、選考の時に同じ条件の人が何人もいたら、事務バイトに役立つスキルを持っている方が採用されやすいもの。
履歴書を提出する時にも、資格の欄に記入されている方が目を引きます。
もちろん、履歴書の書ける資格として持っていなくても、面接の時には、
「自分はこんなことが出来る!」というアピールになります。

どのようなスキルがあると、より採用されやすいのでしょうか?

《パソコン関連のスキル》

事務のバイトではパソコンを使わないことはめったにありません。
昔なら伝票を集めて電卓叩いていたなんて時代もあったかもしれませんが、
今では数字を入力すれば計算ソフトが勝手に計算をしてくれます。

そのため、PCスキルについては資格を持っていなくても、基本操作くらいはできないと大変かもしれません。
細かいデータの入力は教えてもらえますが、パソコンの基本の操作から教えてくれるところはあまりありません。

仕事上ではデータ入力や資料を作成するので、経験不問としながらも

◎「ワード」

Word


◎「エクセル」
 

Excel


の基本操作を必須としている会社も多くあります。

また、プレゼンなどの資料作成に便利な

◎「パワーポイント」
 

PowerPoint


が使えると、仕事の幅もぐんと広がるので重宝されます。
 

《ビジネスマナーのスキル》

事務の仕事は、受付や電話応対などで、社外や他の部署の人とも関わること多いです。
電話やメール、書類の受け渡しなども数多くこなさなければならないので、
相手に失礼のないようにビジネスマナーのスキルは大切です。

書類を作成する時に大切になる敬語の使い方や、文章の書き方、
電話応対や来客応対の時の言葉遣い、
名刺の受け渡しなどでの立ち居振る舞いなど、
会社の顔として恥ずかしくない対応が出来ることが大切です。

もちろん、最初から完璧な人はいないので、実務経験を踏まえて身に付いていくことも多いですが、最初から知っていて損はありません。
 

《判断力・協調性のスキル》

事務の仕事は会社と会社、部署と部署をつなげるサポート的な役割があります。
どうしたら円滑に仕事が進むのか、何を最優先にするべきか、といった判断を的確にできないと、仕事がなかなかはかどらないばかりか、相互間で誤解を招いてしまうこともあります。
そういったことがないように、周りの状況を正確に判断しつつ、業務をスムーズに進めるよう気を配っていく必要があります。

それには判断力はもちろん、個々がバラバラに好き勝手業務を進めないよう、協調性を大切にする姿勢が必要です。

事務バイトは昼間だけじゃない

事務のアルバイトと聞くと、平日の昼間勤務のイメージがありませんか?
もちろん、平日の昼間の仕事も多いのは事実ですが、時間さえこだわりがなければ、
事務のアルバイト求人は結構あるのです。

どのような時間帯でも事務バイトがあるのでしょうか?

まずは一般的に求人の出ている平日の昼間。
平日の昼間も、月曜日から金曜日までの仕事もあれば、週2~週3の仕事もあります。

それから、学研や栄光ゼミナールなどの塾や、英会話の英語スクール、駿台などの予備校などは、
忙しい土日のみの仕事もあります。

また、学生にもバイトしやすい夜間では、ダイコクなどドラックストアのデータ入力やクロネコヤマトや佐川急便などの運送会社の伝票処理なんて仕事もあります。

塾や予備校の多い首都圏(東京・大阪d・名古屋)などでは、穴場の事務バイトも数多くありそうです。

比較的、時間に余裕のあるひとは、これらの求人もおすすめだと思います。

 

事務バイトのメリット・デメリット


事務のアルバイトのメリットやデメリットについて考えてみましょう。

◆メリット

 ◎パソコンのスキルが上がった。
  毎日PCをつかえば、自然とスキルもあがります。

 ◎長く続けられる。
  体力が長くても出来るから、長期的に続けられます。

 ◎予定が立てやすい。
  事務の仕事は、突発的な仕事は少なく、予定が立てやすいです。

◆デメリット

 ◎仕事が単調で飽きやすい。
  事務の仕事は単純作業なども多いので、単純作業が苦手だと飽きてしまうこともあります。

 ◎目が疲れる。
  どうしてもパソコン作業が多いので、目が疲れやすくなります。

 ◎人間関係に気を遣う。
  内勤の仕事なので、いつも同じメンバーと顔を合わせることも。
  そのため、社内の人間関係には気を遣うこともあります。

事務バイトの特徴は、基本的には座ったまま働けるということがあります。
そのため、体への負担は少ないですが、パソコン作業などで目が疲れたり、
座りっぱなしで腰が痛いなんて部分的な不調もあります。
しかし、やはり力仕事でないことと、働きやすさから言うと、長期的に働きやすいアルバイト先です。

面接で気を付けたい事・アピールしたいこと


事務バイトの仕事や魅力についてわかってきたところで、
事務バイトをして採用されるには、どのようなことに気を付けたらよいのかをご紹介していきたいと思います。

事務は会社や部署の顔となる場面も多いので、特に面接は重視されます。
ここでは、面接の際の注意点をいくつかあげていきたいと思います。

【服装】

どんな服装であっても、まず気を付けたい事は、

◎汚れていないか(シミなど)
◎シワがないか(アイロンがけなどきちんと手入れがされているか)

どんな高級な洋服でも、シワがあったりシミや汚れがあると、だらしない印象を持たれ、マイナス印象を持たれてしまいます。

<おすすめの服装>
バイトの面接だから普段着でもいいかと言えば、そうでもありません。
やはりきちんと感を出すには、落ち着いた色合いのスーツやジャケットの着用です。

もちろん、ニットにスカートで行ったから必ず面接に不合格になるとは限りませんが、迷うときはスーツを選べば間違いありません。

以前、私が働いていたバイト先で、後日採用担当の人と話をしたときに、
「バイトの事務だからって普段着で来たら不合格にしていた。」
と言われたことがあります。
来客応対なども多くこなす部署だったので、やはり服装は重要だったようです。

また、服装だけではなく、髪型やメイクも事務の面接では大切なチェックポイントです。
派手過ぎず、かといってノーメイクもNGなので、清潔感第一の髪型とメイクを心掛けましょう。

メイクに詳しくない人もご安心を。
ネットで検索すれば、オフィスにおススメのメイクがたくさん出てきます。
それを参考にしてみるといいかと思います。

参考:美的.com

 

実際に仕事中も堅苦しいスーツ着用ということは多くありません。
きちんと感を出すには面接の場しかないので、面接の服装はきちんとした服装で行きましょう!

【アピールしたいこと】

面接は自分が働きたい事を会社に伝えられる大切な場所です。
ここで、いかに自分を売り込めるかによって、採用されるかされないかが決まります。

自分の人柄ももちろんですが、アピールしておいた方が良いことがいくつかあるのでご紹介しましょう。

◆経理など経験者の場合は即戦力になれること。
 経理などは、一度経験しているとスムーズに仕事が始められます。
 即戦力としてアピールできるので、経験がある場合はアピールしたいポイントです。

◆事務に向いている性格であること。
 事務は周りの人を見ながら、スムーズに仕事が進むようにサポートする役目も多い仕事です。
 そのため、個性よりも強調性、自分の成功よりもチームの成功を目指せる人が向いています。
 あくまで自分が最前線ではなく、サポート役に徹したい!というあぴーるも大切です。

このように、面接で気を付けたいポイントを抑えると、採用担当者の評価は変わってきます。
服装はちょっと気を付ければ出来ること。
アピールできる部分も忘れずにアピールしましょう!

事務バイトはここから探す

事務バイトを応募してみようと思ったら、次は求人探しです。

ここでは、事務バイトを探すのにぴったりの求人サイトをご紹介します。

◆バイトル

バイトル画像

求人数・機能ともに充実しているアルバイト情報サイトです。
無料会員登録をすることで、ウェブ応募に必要な履歴書が保存でき、
希望の条件を満たす求人の情報を簡単に入手できるので、とりあえずは登録しておきたいサイトです。

◆フロムナビ

fromA navi画像

リクルートが運営する求人サイトです。
大都市圏の求人は質・量ともにトップクラスです。
履歴書の書き方や面接のコツなど、応募の際には役に立つ情報も充実しています。

◆LINEバイト

LINEバイト

求人への応募から、面接の日程調整、選考の結果報告まで、すべてLINE上で完了というわかりやすいシステム。
このサイトの最大の特徴は、アルバイトの求人への応募と、LINEアカウントを結び付けたくない人は、Webから応募、LINEに登録した情報を使って、スマホ、またはアプリから応募と言ったように、使う人のニーズに応じて希望の求人検索から応募まで完結できるところです。

同じ地域でも、アルバイト情報サイトによって情報の鮮度や内容は違います。
好条件のアルバイト探しをしたいなら、1つだけではなく、複数のサイトで検索をかけたほうが、より希望の条件に合ったものが見つかるチャンスがあります。

サイトの特徴に合わせて、うまく活用するのがコツです。

まとめ

事務のアルバイトの仕事は、思った以上に幅広くて、そして会社や部署にとって重要な仕事です。
社内の様々な部署の人の手助けとなるように、業務をしっかりとはあくして行動することも必要になります。

周りを見ながら自分で判断をしていくことは大変ですが、
「ありがとう」と社内や社外の人から声を掛けられる場面も多いやりがいのある仕事です。

事務バイトに興味があれば、ぜひ挑戦してみてください!

 

チワワ

大雪警報が出ました。

外はすでに真っ白です。